Факторы успешно проведенной выставки

Как любая маркетинговая коммуникация, участие в выставке быть настоящим искусством, но даже знание базовых принципов позволит организовать участие в выставочном мероприятии с большой эффективностью.

Основные факторы успешно проведенной выставки:

  • Заблаговременное планирование участия и четкое следование плану;
  • Организация / адаптация рекламной кампании непосредственно «под выставку» и организация эффективной экспозиции;
  • Обучение персонала и эффективная организация работы на стенде;
  • Документирование результатов переговоров, проведенных на выставке, и обработка всех результатов и собранных контактов после выставки.

Планирование

Планирование участия в выставке включает определение целей участия в выставке, разработку плана по их достижению, и критериев оценки эффективности выполнения плана.

Цели должны быть выраженными количественно (то есть конкретными); реалистичными; адекватными – то есть поддерживающими реализацию вашей стратегии и текущей коммерческой деятельности. В конечном счете, выставка, как достаточно затратное мероприятие, должна принести немедленный или отложенный экономический эффект.

Исходя из этого, компания должна разработать собственные уникальные цели, или использовать общепринятые:

  • презентация новинок,
  • пополнение клиентской базы,
  • поиск потенциальных партнеров,
  • построение имиджа,
  • проведение маркетинговых исследований и т.д.

План достижения целей должен включать конкретные сроки, распределение зон ответственности, делегирование полномочий, определение методов контроля за реализацией плана и критериев его выполнения. В дальнейшем требуется четкое следование плану, иначе заявленные цели не смогут быть достигнуты.

Рекламно-информационная кампания и организация экспозиции

Разумеется, организатор выставки несет определённые обязательства по привлечению посетителей в достаточном количественно-качественном составе.

Однако экспоненты, которые не выполняют рекламно-информационную подготовку к выставке, теряют многие потенциальные возможности. Ведь если рекламная кампания выставки нацелена на привлечение посетителей в целом, то рекламно-информационная кампания участника нацелена на привлечение целевой аудитории к конкретному стенду.

Элементами такой подготовки могут быть:

  • Рассылка приглашений ключевым и потенциальным клиентам и партнерам и заблаговременное назначение встреч и переговоров;
  • Публикация новостей об участии в выставке на корпоративном сайте и в отраслевых СМИ;
  • Обмен баннерами и ссылками с организаторами, размещение публикаций о компании на сайте организаторов;
  • Размещение информации о компании на рекламных носителях организаторов;
  • Интеграция сообщений об участии компании в выставке в рекламные носители остальных каналов маркетинговых коммуникаций.

Позаботившись о том, чтобы посетители пришли на выставку, логично так организовать экспозицию, чтобы посетители не прошли мимо вашего стенда и получили на нем достаточно необходимой информации.

Для эффективной организации вашего стенда, стоит привлечь сотрудников с опытом участия в выставках или проконсультироваться с организаторами. Нужно будет правильно подобрать место размещения стенда в павильоне относительно входов, межстендовых проходов, стендов отраслевых лидеров, стендов конкурентов, зон отдыха и питания, сцен для торжественного открытия и презентаций, и других мест скопления посетителей.

Не менее важно определиться с размером площади стенда. Разработку планировки стенда стоит доверить профессиональным дизайнерам, имеющим опыт такой работы, но если речь идет о стандартных стендах, то их планировка, как правило, заранее разработана организатором, и остается подобрать площадь стенда исходя из технико-экономической целесообразности.

  • Небольшой стенд (до 12 кв. м) обеспечивает размещение компактной экспозиции: постеров, инфостоек, переговорной мебели.
  • Средний стенд (до 18 кв. м) вмещает витрины с экспонатами, напольные экспонаты,видео- и аудио-оборудование, большее количество переговорной мебели.
  • Крупный стенд (от 20 кв. м) позволяет организовать вместительные подсобные помещения (склад, кухня), закрытые переговорные зоны, сценические площадки, зоны действующих экспонатов, зоны отдыха, барную зону, VIP-зону, обширную выкладку продукции и т.д.

Привлеките к оформлению стенда профессионального дизайнера, чтобы он подчеркнул элементы экспозиции с помощью цветовых решений, графического оформления баннерами и плакатами, специального освещения, дополнительных мобильных стендов и штендеров, нестандартных конструктивных элементов, использования нестандартных материалов, бесшовных видео-стен, арт-объектов, флагов, вращающихся объемных логотипов, флористического оформления и т.д.

Обучение персонала и работа на стенде

Как бы грамотно ни была построена экспозиция, за удержание внимания посетителя и эффективную рекламную коммуникацию несут ответственность люди – сотрудники компании, стендисты.

Есть большой соблазн привести список неких стандартных правил работы на выставке, но специфика деятельности конкретной компании и дизайна выставочного стенда может вносить столь существенные коррективы, что мы не видим в этом необходимости. Достаточно сказать, что стенд – это все равно что шоу-рум или представительский офис компании «на выезде», и все правила, которые работают для шоу-рума, торгового салона или представительского офиса, будут работать и на выставке, с поправками на особенности мероприятия и организации экспозиции. Однако, если в вашей корпоративной культуре отсутствует опыт организации работы с посетителями, нужно изучить этот вопрос и провести обучение сотрудников. В любом случае, тренинг или инструктаж перед выставкой необходим для эффективной работы с посетителями. Зоны ответственности и полномочия сотрудников на стенде закладываются еще на этапе планирования в соответствии с целями участия в выставке.

Подведение итогов и обработка результатов

Пожалуй, можно сказать, что по окончанию выставки работа не заканчивается, а только начинается.

Ведь успешная выставка приносит огромное количество новой информации: визитки, заполненные опросные листы, образцы и рекламно-информационные материалы конкурентов, предварительные соглашения (договора о намерениях) и т.д.

Выставка создает плацдарм, который обязательно нужно укрепить, расширить и использовать для рывка на новый уровень развития.

Необходимо продолжать все начатые коммуникации, добиваться заключения и выполнения новых договоров, что является конечной целью участия в любой выставке. Поэтому после выставочного мероприятия с целью достижения успеха компания должна продолжать работать в интенсивном режиме, и необходимые для этого ресурсы также должны быть заложены на этапе планирования.

Решили стать участником

Вы можете оформить заявку непосредственно с сайта.

ВВЕРХ